Arbeidsconflict, stappenplan voor werkgevers

Een arbeidsconflict wil je natuurlijk het liefst voorkomen. Een conflict met een werknemer kan hoog oplopen, het kan de werksfeer verpesten en het vergroot mogelijk het ziekte­verzuim binnen je bedrijf. Het kan je bovendien veel tijd en geld kosten. Een goede aanpak is dus van groot belang om de schade te beperken.

Daarnaast kost een rechtszaak je veel tijd, geld en energie. Daar zit niemand op te wachten. Zodra er een arbeidsconflict ontstaat, kun je direct juridische hulp inschakelen. Preventief, om het conflict met je werknemer in de kiem te smoren, of voor een gang naar de rechter.

• Benut 5 tips over rechtsbijstand bij een arbeidsconflict.

Een van de belangrijkste oorzaken van werkstress en burn-outs zijn conflicten op het werk. Meer dan een kwart van de werkenden heeft in 2023 minimaal één keer een arbeidsconflict gehad (TNO).

Soorten arbeidsconflicten

Je hebt allerlei soorten arbeidsconflicten. Het kan gaan om meningsverschillen tussen je bedrijf en een werknemer, maar ook tussen werknemers onderling:

• disfunctioneren van een werknemer;
• wisseling of wijzigingen van taken of zelfs een overplaatsing;
• seksuele intimidatie; of
• discriminatie op de werkvloer.

Bijvoorbeeld over de inhoud van het werk, arbeidsomstandigheden, arbeidsverhoudingen of over de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden die zijn afgesproken. Vaak gaat het ook over arbeidsconflicten rond ziekte­verzuim en arbeidsongeschiktheid. Maar hoe ga je als werkgever om met dit soort situaties? 

Een stappenplan bij arbeidsconflicten:

Grijp zo snel mogelijk in. Het liefst al voordat het conflict duidelijk is. Probeer signalen te herkennen dat er een mogelijk arbeidsconflict aanstaande is. Bijvoorbeeld als een werknemer vreemd reageert op een mededeling, niet meer gemotiveerd lijkt of zich regelmatig ziek meldt.

Ook als er groepsvorming ontstaat (iemand zoekt medestanders) is dit een teken dat er een conflict kan komen.

Ga direct in gesprek met de werknemer(s) in kwestie. Probeer voorzichtig te achterhalen wat er speelt. Vraag of je kan helpen bij een oplossing. De kans is groot dat de werknemer niet direct alles vertelt.

Sta open voor eerlijke feedback en probeer het werkelijke probleem naar boven te halen. Schiet niet direct in de verdediging. Bedank je werknemer voor zijn mening en denk er rustig over na.

Als je kritiek krijgt van een werknemer, is je reactie van groot belang. Gebruik deze 7 tips bij kritiek van personeel.

Zorg ervoor dat je direct in actie komt om het arbeidsconflict op te lossen. Dan voorkom je dat standpunten verharden. Maak duidelijke afspraken met alle betrokken personen over de vervolgstappen en eventuele oplossing van het probleem.

Leg de gespreksnotities, eventuele standpunten en afspraken vast in een document. Laat de betrokken personen tekenen 'voor gezien' of 'voor akkoord'. Dan is er later geen misverstand over hetgeen besproken is.

Bedrijfs­protocol bij arbeidsconflicten
Hoe leg je dit goed vast? Lees meer over het maken van een arbeidsconflicten­protocol.

Als de eerste gesprekken nog geen oplossing opleveren, kun je de hulp inschakelen van anderen. Je hebt grofweg vier opties:

1. Interne bemiddelaar
   In principe kan iedere andere werknemer binnen je bedrijf als interne bemiddelaar optreden. Belangrijkste voorwaarde is dat beide partijen vertrouwen hebben in deze persoon.
2. Mediator
   Iemand die gespecialiseerd is in het oplossen van (nog) niet-juridische arbeidsconflicten. Bijvoorbeeld als het gaat over arbeidsverhoudingen en onderlinge conflicten. Vraag je werknemer(s) vooraf of zij hiermee akkoord gaan.
3. Advocaat / jurist
   Als er juridische stappen genomen moeten worden. Bijvoorbeeld als er conflicten zijn over arbeidsvoorwaarden en contracten.
4. Medische specialist
   Als het gaat over conflicten rond ziekte­verzuim en re-integratie bij arbeidsongeschiktheid. Denk aan de bedrijfsarts, een casemanager, arbeidsdeskundige of andere specialist. Vraag bij je arbodienstverlener en/of het UWV wie er in deze fase nodig is.

Als er sprake lijkt van seksuele intimidatie, schakel dan (ook) een interne of externe vertrouwenspersoon in.

Na de tussenkomst van iedere specialist, is het belangrijk om de uitkomst(en) schriftelijk vast te leggen en te laten ondertekenen door alle partijen. Deze documenten voeg je toe aan het personeels­dossier van de betrokken werknemer(s).

Vraag de betrokken werknemer(s) om na een bepaalde periode weer even in gesprek te gaan. Daarbij kan ook weer een bemiddelaar aanwezig zijn, als dit nodig is. Bespreek met elkaar in hoeverre de getroffen oplossing in de praktijk werkt.
Vraag ze ook regelmatig hoe het met de betrokken werknemers gaat. Probeer hen op deze manier tevreden te houden en personeel te motiveren hun best te blijven doen voor je bedrijf. Dat kan je veel opleveren.

Onderzoek onder werkgevers over arbeidsconflicten

Een meerderheid van de werkgevers in Nederland heeft weleens een conflict gehad met een werknemer. Meer dan een kwart heeft zelfs vaker een arbeidsconflict gehad. Dat blijkt uit een poll van Ondernemen Met Personeel met de vraag: Heb jij weleens een arbeidsconflict gehad?

Verder blijkt uit landelijk onderzoek dat:

• Bij 70.000 tot 100.000 ziekmeldingen per jaar een conflict de oorzaak is.
• 20 procent van alle werknemers heeft weleens te maken gehad met een arbeidsconflict. (Bron: STECR)

Arbeidsconflicten­protocol maken

In een conflict­protocol of arbeidsconflicten­protocol zet je de stappen op een rij die binnen jouw bedrijf genomen moeten worden om een arbeidsconflict op te lossen. Daarmee krijgen jij en je medewerkers duidelijkheid over wat je moet doen bij een conflict. Belangrijke onderdelen zijn:

• Conflictmelding: Hoe en bij wie kan een medewerker een conflict melden? Bijvoorbeeld telefonisch bij een leidinggevende, een vertrouwenspersoon of de arbodienst. Welke informatie is nodig? Beschrijf dit voor verschillende type conflicten.
• Conflictbemiddeling: Welke stappen volgen er bij conflictbemiddeling? Beschrijf de procedure zo duidelijk mogelijk. Benoem de rol van een teamleider, vertrouwenspersoon, bemiddelaar en/of mediator.
• Conflictafwikkeling: Maak ook duidelijk hoe het conflict op papier afgehandeld wordt. Welke gegevens worden bewaard, hoelang en waar? (bijvoorbeeld in het personeels­dossier).

Neem het protocol op in een personeels­handboek of bedrijfsreglement.

Voorbeeld arbeidsconflicten­protocol

Ga je zelf een protocol voor arbeidsconflicten maken? Dan hoef je het wiel niet volledig opnieuw uit te vinden. Gebruik een voorbeeld, sjabloon of model en pas deze aan naar de gewenste procedure binnen jouw bedrijf. Een paar opties:

• Voorbeeld­protocol (arbeids)conflicten van Gezondheid in bedrijf
• Online arbeidsconflicten protocol van HR Praktijk (inlog vereist)
• Voorbeeld arbeidsconflicten­protocol van FCB.

Kijk goed of de beschreven stappen aansluiten op het verzuim­protocol binnen jouw bedrijf. Stem beide protocollen af met je arbodienst en betrek de juiste experts op tijd bij het bemiddelen en oplossen van conflicten.

Wat doe je als een medewerker zich ziek wil melden vanwege een arbeidsconflict? Maak duidelijk dat dit niet mogelijk is en bespreek wat de opties zijn. Beschrijf dit ook in je protocollen voor arbeidsconflicten en verzuim.

Arbeidsconflictenverzuim voorkomen

Arbeidsconflictenverzuim wil je ten alle tijden voorkomen. Een langdurig zieke werknemer kan je bedrijf heel veel geld kosten. Tijdelijk verlof geven is wel een optie.

Ook als je medewerker vaker kort ziek is, is het slim in gesprek te gaan. Tijdens dit verzuim­gesprek kun je achterhalen wat de reden is voor het verzuim. Je biedt zo je werknemer de kans om een mogelijk arbeidsconflict te bespreken. Informeer je werknemer dat er ook een vertrouwenspersoon beschikbaar is.

Arbeidsconflictenverlof

In overleg kan je medewerker tijdelijk arbeidsconflictenverlof krijgen. Het gaat meestal om betaald verlof van een aantal dagen. Afhankelijk van de aard en gevolgen van het conflict kan dit ook langer duren.

Tijdens die periode van verlof geef je de medewerker ruimte om afstand te nemen en ga je samen op zoek naar een oplossing. Je medewerker kan natuurlijk ook zelf onbetaald verlof opnemen als hij dat wenst.

Verzuim omzetten in arbeidsconflictenverlof

Meldt je medewerker zich toch ziek na een conflict, terwijl hij niet echt ziek is? Dan kun je de melding alsnog omzetten in arbeidsconflictenverlof en mediation starten volgens de richtlijnen van de Stichting Expertisecentrum Participatie (STECR).

Hulp van de arbodienst
Je kunt ook je arbodienst inschakelen om de afwezigheid door conflicten niet onnodig lang te laten duren. Lees meer over mediation bij een conflict op het werk.